Network
Saat melakukan perencanaan, ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:
- Apakah harus beli atau sewa barang dan jasa yang dibutuhkan
- Tujuan penggunaan barang dan jasa
- Kapan supplier bisa menyediakan barang dan jasa tersebut
- Berapa harga dan margin keuntungan yang diambil supplier
- Kelebihan apa saja yang ditawarkan setiap supplier
- Berapa total anggaran untuk pembelian barang dan jasa
- Di mana lokasi barang dan jasa diproduksi
- Berapa lama waktu dibutuhkan untuk mengirim barang dan jasa yang dipesan
- Sejauh apa lokasi supplier dari lokasi pabrik atau kantor Anda
- Sebagus apa reputasi supplier dan seberapa cepat bisa menyediakan kebutuhan perusahaan.
2. Memilih Supplier yang Tepat
Setelah membuat perencanaan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier yang paling cocok.
Disarankan untuk memilih supplier yang memiliki reputasi baik, tidak pernah bermasalah dengan proses pengadaan, tidak punya masalah keuangan, fleksibel, dan menyediakan dukungan teknis jika dibutuhkan.
Untuk menjaga operasional tetap lancar, disarankan memilih supplier yang jaraknya paling dekat dengan pabrik atau kantor.
Tujuannya agar biaya transportasi lebih hemat dan barang atau jasa bisa sampai tepat waktu.
Untuk mendapat harga yang lebih baik atau pengadaan lebih cepat Anda bisa mengadakan kerjasama untuk jangka panjang.
Keuntungan dari bekerjasama dengan supplier langganan adalah: lebih hemat waktu dalam pengadaan, bisa dapat harga lebih murah, pembayaran lebih fleksibel, dan tidak perlu repot-repot mencari supplier baru.
3. Melakukan Penawaran dan Negosiasi
Langkah selanjutnya yang dikerjakan oleh Purchasing adalah melakukan bidding atau penawaran. Penawaran yang dilakukan berdasarkan Request for Information (RFI).
Dokumen RFI berisi tentang kemampuan supplier dibandingkan biaya yang dikeluarkan perusahaan, rincian barang dan jasa yang dipesan, jumlah dan lama waktu pengiriman, serta jatuh tempo pembayaran.
Setelah melakukan penawaran, selanjutnya adalah melakukan negosiasi. Proses ini sangat penting agar Anda dan supplier bisa saling memahami apa kebutuhan pengadaan.
