Saat bernegosiasi, Anda bisa menyesuaikan dan mengoreksi beberapa poin pada RFI sebelum dibuatkan MoU atau Perjanjian Kerjasama.

Tugas purchasing membuat purchase order

Setelah proses negosiasi selesai, langkah terakhir adalah melakukan pembelian.

Purchasing adalah tim yang bertugas memberikan PO atau Purchasing Order kepada Supplier.

Setelah barang atau jasa pesanan sampai, supplier akan memberikan invoice dan selanjutnya Purchasing yang memproses pembayaran.

Tugas Purchasing

Inilah tugas-tugas dari Purchasing:

1. Menyusun daftar pengadaan barang dan jasa di perusahaan
2. Kategorisasi pembelian; Pembelian barang/jasa beli putus (just in time) atau langganan
3. Meminta persetujuan untuk proses pembelian ke manajemen
4. Melakukan analisa Total Cost of Ownership (TCO)
5. Menyusun daftar supplier potensial untuk barang dan jasa yang dibutuhkan
6. Menghubungi supplier untuk mendapatkan penawaran harga (quotation)
7. Menganalisa penawaran yang diberikan supplier
8. Memilih penawaran yang paling menguntungkan untuk bisnis
9. Melakukan negosiasi harga, fitur, serta biaya dan waktu pengiriman dari supplier
10. Membuat dan kirim dokumen pemesanan atau Purchase Order ke supplier
11. Melacak pengiriman dan mengecek kualitas barang/jasa sesuai kontrak
12. Menyimpan semua dokumen terkait pengadaan
13. Berkoordinasi dengan tim gudang untuk penyimpanan barang pesanan
14. Berkoordinasi dengan Finance untuk melakukan pembayaran
15. Melakukan evaluasi atas proses pembelian dan kinerja supplier.
16. Skill yang Dibutuhkan untuk Jadi Staff Purchasing
17. Berdasarkan tugas Purchasing di atas, ada beberapa skill atau keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi staff di bagian Purchasing.

Jika Anda ingin bekerja sebagai Purchasing di perusahaan, inilah skill yang harus dimiliki:

Skill untuk jadi purchasing

• Punya kemampuan komunikasi yang baik. Pekerjaan Purchasing selalu berhubungan dengan banyak orang sehingga butuh komunikasi yang baik. Purchasing adalah pekerjaan yang membutuhkan keahlian komunikasi yang baik karena selalu berhubungan dengan banyak supplier atau vendor.
• Kemampuan negosiasi. Saat proses penawaran berlangsung, dibutuhkan kemampuan negosiasi agar perusahaan Anda bisa mendapat barang dan jasa yang sesuai kebutuhan dengan harga terbaik. Staff Purchasing yang sudah berpengalaman bisa bantu mengurangi dana yang dikeluarkan saat pengadaan.
• Mampu mencari dan membangun network supplier. Kemampuan yang dibutuhkan Purchasing adalah bisa mencari barang dan jasa yang dibutuhkan oleh divisi lain di perusahaan. Jangan hanya fokus ke supplier langganan, kalau bisa cari supplier baru yang bisa menawarkan harga lebih murah dan kualitas barang lebih bagus.
• Mengelola dokumen. Seorang staff Purchasing harus terbiasa bekerja dengan banyak dokumen. Biasakan kerja rapih jadi Anda tahu di mana dokumen yang dibutuhkan untuk satu proyek pengadaan. Jangan ceroboh karena dokumen pengadaan sangat penting, kalau hilang pasti akan merepotkan banyak orang.
• Paham tentang perpajakan. Staff Purchasing harus mengerti bagaimana sistem perpajakan. Jika Anda mulai dari nol, pengetahuan tentang pajak ini bisa dipelajari sambil berjalannya waktu. Setidaknya Anda tahu dulu dasar dari sistem pemotongan pajak.
• Biasa menggunakan aplikasi office. Setiap hari tim Purchasing disibukan dengan dokumen digital. Oleh karena itu, Anda harus memiliki keahlian dalam mengoperasikan aplikasi office, seperti: Word, Excel, dan PowerPoint.
  Purchasing adalah salah satu bagian paling penting dalam perusahaan. Divisi ini bertugas mengatur pengadaan dan pembelian perusahaan. Pekerjaan Purchasing membutuhkan kemampuan komunikasi yang baik karena sering berhubungan dengan banyak pihak

***