Network
Sistem manajemen pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang dalam gudang yang meliputi pengelolaan administratif dan pengelolaan operasional perusahaan. Dengan demikian, manajemen pergudangan akan selalu berhubungan dengan penatausahaan, tata kerja, dan tata ruang. Proses-proses tersebut meliputi aktivitas dalam penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, tata kelola, pembukuan, perawatan, pengeluaran, dan pendistribusian atas produk.
Dari setiap proses harus ada laporan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas dan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.
Maka itu, kegiatan pergudangan harus dilakukan dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian barang yang terukur dengan manajemen pergudangan yang sesuai dengan pedoman. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai pedoman-pedoman umum dalam manajemen pergudangan (warehouse management), yaitu:
Sosial di pusat maupun daerah yakni:
- Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik/barang.
- Menjaga ketertiban administratif penggudangan.
- Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga mudah dicek dan diambil saat akan didistribusikan.
- Melakukan pengaturan tata letak barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan bagi barang maupun para pekerja.
- Melakukan perawatan barang dengan baik.
Aktivitas dalam Manajemen Pergudangan
Kegiatan atau aktivitas dalam sistem manajemen pergudangan tidak bisa dipisahkan dari proses administrasi pergudangan. Aktivitas dalam manajemen pergudangan harus tertib dan benar karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan pengendalian dalam pengelolaan pergudangan. Jika perusahaan menerapkan sistem administrasi pergudangan yang benar, maka keberadaan barang setiap saat dapat terkontrol secara detail, meliputi nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti jumlah persediaan, maupun nilai barang yang terdapat/tersimpan di dalam gudang.
Administrasi pergudangan merupakan alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan pergudangan yang dibebankan kepada para petugas gudang. Dalam praktiknya, para petugas gudang berkewajiban untuk melaksanakan manajemen pergudangan dan melengkapi sistem administrasi pergudangan seperti buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, surat jalan barang, dan delivery order.
Aktivitas dalam manajemen pergudangan yang sangat berkaitan dengan administrasi pergudangan yaitu penerimaan barang, pengeluaran barang, dan penataan barang.
- Penerimaan Barang
Aktivitas pertama dalam manajemen pergudangan adalah penerimaan barang. Pada aktivitas ini, petugas gudang harus memiliki buku penerimaan barang. Segala bentuk informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan, dan jumlah nilai logistik (harga satuan dan total dari sumber barang) akan terekam dengan buku penerimaan barang tersebut.
Selain itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/barang ke dalam buku pencatatan harus diikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman barang/penyerahan barang. Setiap bukti pemasukan barang harus dibubuhi nomor kode sebagai kode barang yang sesuai urutan. Nomor kode tersebut merupakan nomor kode bukti barang masuk yang akan ditulis pada kolom nomor kode bukti barang masuk dalam buku penerimaan gudang. Nomor kode bukti barang masuk tersebut berguna untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan terhadap ketersediaan barang di gudang.
